여러분은 출근한 후 회사에서 하루에 얼마나 많은 커뮤니케이션을 하나요? 자신이 하루에 커뮤니케이션을 몇 번 하는지는 그 누구도 하나 하나 세어본 적 없을 것입니다. 하지만 하루에도 수많은 커뮤니케이션이 이루어지고 있다는 것은 모두가 동의할 것입니다.

직장인에게 이제 커뮤니케이션 스킬은 하나의 필수 덕목으로 자리잡았습니다. 그러나 직장에서 커뮤니케이션을 가장 많이 하지만 잘 하는 방법에 대해서는 모르는 분들이 많은데요. 오늘은 이런 분들을 위해 세계적인 금융기업인 골드만삭스의 커뮤니케이션 팁을 알려드리겠습니다.

“골드만삭스의 커뮤니케이션 노하우”

일본의 씨넥스트 파트너스 설립자인 도쓰카 다카마사는 ‘최고의 기업과 비즈니스 스쿨에서 활동하는 사람들에게는 과연 어떤 특징이 있을까?’하는 의문을 가졌습니다. 이에 그는 과거에 골드만삭스에서 만난 상사와 동료들을 통해 한 가지 공통점을 찾았는데요. 어떠한 화려한 스펙이나 특별한 경험과는 상관없이 커뮤니케이션을 하는 데에 있어서 ‘기본에 철저하라.’는 것이었습니다.

 ‘기본에 철저하라’라는 본질은 단순히 미국이나 유럽권에서만 통하는 것이 아닌, 전 세계의 모든지역 또는 업종, 기업의 규모와 관계없이 보편적인 업무 방식인데요. 그 기본 중에 ‘고성과를 위한 골드만삭스 인재들의 커뮤니케이션 노하우’에 대해 살펴보겠습니다.

“1. 스마트폰을 끄고 노트를 펼쳐라!”

골드만삭스에서는 노트를 매우 유용하게 활용합니다. 흔히 신입사원들이 주로 업무를 배우기 위해 끊임없이 메모할 것 같지만, 사실이 아닙니다. 경력과 직급에 상관없이, 아니 오히려 경력이 화려한 사람일수록 노트를 더욱 잘 활용합니다.

이들은 언제 어디서나 능력을 100% 발휘할 수 있도록 노트를 항상 손에 닿는 곳에 놔둡니다. 업무 지시를 하나라도 놓치지 않기 위해서입니다. 자칫 노트를 찾느라 우왕좌왕하는 사이에 벌써 상사가 지시를 내릴 수도 있기 때문이죠.

특히 회의 참석 시 항상 노트를 챙깁니다. 어떤 사람도 메모 없이 한 시간 이상 이어지는 회의 내용을 모두 기억할 수 없는데요. 메모하는 이유는 비망록을 만들기 위해, 모든 내용을 정리하기 위해, 그리고 듣는 사람이 이해하고 있음을 나타내기 위해서입니다.

“2. 메일 회신 속도가 나를 말한다!”

평균적으로 업계에서 인정받는 인재일수록 메일의 회신 속도는 매우 빠르다고 합니다. 발신자에 상관없이 어떤 메일에도 빠르게 회신하는 건 골드만삭스 인재들의 주특기입니다. 이들이 메일 회신을 빨리 하는 이유는 다음과 같습니다.

1. 효율적인 업무 방법을 터득한 사람은 결과적으로 진급이 빠르다.

2. 회신이 빠른 사람일수록 프로페셔널하다는 공통된 인식이 있다.

3. 회신이 빠른 사람을 정당하게 평가하는 사내 인사시스템이 있다.

다만 메일 회신을 할 때 다음의 세 가지를 주의해야 합니다. 우선 메일 회신속도는 ‘보이지 않는 나의 명함’이라는 점을 명심해야 합니다. 두 번째는 회신에 시간이 걸릴 것 같으면 우선 양해를 먼저 구하는 메일을 보내는 것이 좋습니다. 마지막으로, 생각을 정리할 시간이 필요하다면 차라리 다음 날 회신합니다. 특히 감정적인 내용이 들어간다면 세심한 주의가 필요합니다.

“3. 새 업무는 맡는 즉시 5분간 실행하자!”

일을 맡아서 자기 자리로 돌아오면 바로 일을 시작해보세요. 뒤로 미룰수록 업무효율이 떨어지기 때문입니다. 책상 위에 펼쳐 놓은 다른 일이 있다면 잠시 그 일을 미뤄두고 방금 맡은 일에 5분만 집중해보세요.

당장 5분 동안 해야 할 일은 우선 지시 받은 내용을 재정리하고 작업계획을 세워 시간을 확보하는 것입니다. 그 후 빨리 처리해야 할 일부터 곧바로 시작합니다. 예를 들어 약속 조정이 필요한 관계자에게는 곧바로 메일을 보냅니다. 또 혹시라도 발주할 내용이 있으면 먼저 주문을 해 시간을 법니다. 이처럼 새로운 일을 지시 받은 즉시 5분간 진행하면 작업 효율이 획기적으로 높아집니다.

“4. 업무 경과보고의 타이밍”

이렇게 한 업무를 맡게 되면 100%가 아니어도 상관없으니 다음 날 아침에 보고하는 습관을 길러보세요. 이렇게 다음 날 아침에 보고하는 이유는 크게 세 가지입니다.

우선 아침 출근 직후의 사무실은 전화벨도 잘 울리지 않고, 사람도 적기 때문에 보고하기에 최적의 환경입니다. 또 머리가 맑을 때라 논의 진척도 빠릅니다. 또한 업무를 시작한 다음 날 중간보고를 함으로써 잘못된 경우 수정할 수 있는 여유가 있습니다. 마지막으로 전날에 지시 받은 일을 다음 날 아침에 보고한다는 것은 업무처리 속도가 매우 빠름을 증명합니다. 이는 상대방의 예상을 훨씬 뛰어넘는 속도로, 소위 잘나가는 상사일수록 이런 빠른 일 처리를 좋아합니다.

“5. 보고의 정석”

이렇게 경과보고를 ‘언제’ 해야 하는지 알았으니 마지막으로 ‘어떻게’ 해야 하는지를 알려드리겠습니다. 가장 중요한 것은 바로 ‘상사가 먼저 물어보기 전에 보고하는 것’ 입니다. 상사가 말하기 전에 먼저 보고를 하면 포인트를 정리해 논리적으로 전달할 수 있고 준비가 확실하게 되어 있으므로 자신 있게 상사의 질문에 대답할 수 있습니다. 이때 필요한 것은 바로 자신감과 언제든 보고 가능한 자세 유지, 그리고 최대한 간단함을 유지하는 것입니다. 이렇게 자신감을 갖고 바쁜 상사의 스케줄을 잘 활용한다면 일의 효율성도 높아질 뿐 아니라 여러분에 대한 상사의 신뢰도 높아질 겁니다.