다이어리를 구매하면 처음에 해야 할 일과 올해 목표 등을 적기 바쁩니다. 하지만 아무런 규칙 없이 작성하면 적어놨던 것들을 대부분 놓치거나 달성하지 못하기 일쑤죠. 가끔 내가 해야 할 일을 1부터 10까지 모두 나열해보면 10가지가 머리 속에 남아있지도 않고 도대체 무엇부터 시작해야 할지 감이 오지 않을 때가 있습니다

 

이런 경우 다이어리에 있는 네모 상자(□)를 한 번 이용해보세요. 몇몇 다이어리에는 오늘 해야 할 일을 작성하는 네모 상자가 있습니다. 만약 네모 상자가 없다면 직접 그려서 사용하는 방법도 있습니다. 이 네모 상자를 활용해 To-Do List를 좀 더 작성하기 쉽게 할 수 있습니다.

 

해당 날짜에 자신이 해야 할 일을 네모 상자와 함께 작성하면 됩니다. 이 때 한 가지 규칙이 있습니다. 우리가 해야 할 일은 크게 업무적인 일과 개인적인 일, 두 가지로 나눌 수 있는데요. 구별하지 않고 무작정 작성하면 그 순서를 정하기 어려워집니다. 따라서 업무적인 일과 개인적인 일을 나눠서 작성하는 것을 추천합니다. 가령 업무는 위에서 아래로, 개인적인 일은 아래에서 위로 적는 방법이 있죠.

앞서 알려드린 방법과 함께 활용하면 더 큰 시너지를 기대할 수 있는 방법이 있습니다. 바로 네모 상자를 체크박스로 활용하는 방법인데요. 업무적인 일과 개인적인 일을 구분하여 To-Do List를 작성하신 후 하나씩 해 나가기 시작합니다. 이때 별도의 표기법을 활용하여 한 눈에 확인할 수 있습니다.

 

각각 네모 상자에 위와 같은 표기로 현재 진행 상황을 한 눈에 체크하는 방법이 있습니다. 이를 통해 오늘 자신이 해야 하는 일의 우선순위를 쉽게 정할 수 있다는 점! 

 

이 방법 하나만으로도 앞으로 여러분의 하루는 알차게 보내실 수 있을 것입니다.

일이 너무 많아지다 보면 한 가지 일에 집중하다 보니 다른 일을 못 하는 경우가 많아집니다. 이런 일을 방지하기 위해 우리는 다이어리나 플래너를 사용하는데요, 하지만 여기서 문제는 딱히 큰 변화가 없다는 겁니다. 오히려 ‘다이어리에 할 일 적기’라는 또 하나의 일이 생기는 것으로 느껴지기 일쑤죠. 그렇다면 이 난관을 어떻게 극복해야 할까요?

 

자신이 지금까지 어떤 일을 몇 시간 동안 했는지 시각적으로 표기하는 ‘시간 가시화’ 방법이 있습니다. 시간 단위로 오늘 할 일을 적고 옆에 긴 화살표를 그려 대략적으로나마 몇 시간이 걸렸는지를 한 눈에 확인할 수 있는 작성법인데요. 어떤 일이 끝날 때마다 화살표를 그리는, 약간의 부지런함만 있다면 여러분은 시간을 지배할 수 있을 것입니다.

시간 가시화 작성법을 응용하여 사전에 자신이 세운 계획의 예상 경과 시간과 실제 경과 시간을 동시에 작성하는 방법도 있습니다. 이 ‘Plan-Do 작성법’은 시간 가시화 작성법의 장점을 넘어 어떠한 스케줄 혹은 업무를 내가 얼마나 빨리 끝냈는지, 혹은 얼마나 지체되었는지 까지 알 수 있죠. 

 

내일의 스케줄을 실행할 예상 시각을 먼저 화살표로 그립니다. 이를 Plan 선이라고 합니다. 그리고 해당 스케줄이 시작된 시각과 종료된 시각을 정확하게 체크한 뒤 Plan 선 옆에 그려줍니다. 이 선을 Do 선이라고 합니다. 이를 통해 내가 예상한 시각과 경과된 시각을 알 수 있어 하루의 시간관리를 극대화할 수 있습니다.

이렇게 철두철미하게 다이어리를 작성해도 종종 우리의 목표는 100%를 달성하지 못할 때도 있습니다. 극도의 수면 부족으로 인한 늦잠과 갑작스럽게 잡힌 약속, 그리고 스케줄의 연장 등이 있죠. 

 

좀 더 제대로 된 시간관리를 하고 싶다면 Plan-Do 작성법으로 화살표를 그릴 때 자신에게 솔직해져야 합니다. 즉, 내가 어떤 일을 언제 시작하여 언제 끝냈는지 솔직하게 화살표를 그려야 한다는 말이죠. 예정보다 일찍 끝나도, 혹은 예정보다 늦게 끝나도 그 시간을 속임 없이 그립니다. 이렇게 그리면 화살표와 화살표 사이 듬성듬성 비어있는 공간이 생기죠. 바로 이 빈 공간이 ‘내가 아무것도 하지 않은 시간’을 뜻합니다. 빈칸을 통해 다시 한 번 의지를 불태우는 것이 중요합니다.

이와는 달리 계획을 제대로 실천하지 못하는 다른 원인이 있습니다. 정말 눈 코 뜰 새 없이 너무 바빠 오늘의 스케줄을 실천은 커녕 수습조차 되지 않는 날도 있기 마련입니다. 

 

이 경우에는 모든 것을 내려놓고 잠시 5분의 시간을 갖도록 합니다. 그 짧은 시간 동안 머리도 식힐 겸 자신이 작성한 다이어리를 다시 보며 제대로 된 계획을 다시 수립하는 것이죠. 때로는 모든 것을 빠르게 처리하는 것만이 능사는 아닙니다. 과부화 상태일 때에는 잠시나마 여유를 갖고 계획을 다시 짜는 것이 훨씬 더 효과적입니다.